Werkstatt-Software – Fragebogen

Damit die Software von Anfang an zu eurem Ablauf passt, brauche ich ein paar Angaben aus der Praxis. Dauert ca. 10–15 Minuten. Bei jeder Frage steht ein Beispiel, was gemeint ist. Am Ende auf «Antworten senden» klicken.

0 von ? Pflichtfragen beantwortet

1. Betrieb und Team

Wer arbeitet mit der Software?

Wie viele Personen werden mit der Software arbeiten?

Beispiel: Chef + 3 Mechaniker + 1 Person im Büro = 5 Personen.

Sollen alle dasselbe sehen und dürfen, oder braucht es Rollen?

Beispiel: «Nur der Chef darf Zeiten korrigieren und Preise sehen, die Mitarbeiter sehen nur ihre Aufträge.»

Wie sollen sich Mitarbeitende anmelden?

Beispiel: In der Werkstatt tippt man morgens nur seinen Namen an – ohne Passwort geht es am schnellsten.

2. Geräte und Internet

Worauf läuft die Software bei euch?

Welche Geräte sollen benutzt werden? (mehrere möglich)

Beispiel: Ein iPad in der Werkstatt für Annahme und Zeiterfassung, dazu der PC im Büro für die Übersicht.

Wie viele Tablets werden ungefähr gleichzeitig im Einsatz sein?

Beispiel: Eines an der Annahme, eines in der Werkstatt = 2.

Gibt es in der Werkstatt überall stabiles WLAN?

Warum wichtig: Die Software läuft über das Internet. Ohne Empfang in der hintersten Ecke der Halle kann dort z. B. kein Foto gespeichert werden.

3. Fahrzeugannahme

Was passiert, wenn ein Kunde sein Fahrzeug bringt?

Welche Kundendaten sollen erfasst werden? (mehrere möglich)

Beispiel: Meist reichen Name und Handynummer – die Nummer braucht ihr, um zu melden, wenn das Auto fertig ist.

Welche Fahrzeugdaten sollen erfasst werden? (mehrere möglich)

Beispiel: Kennzeichen «SG 12345», Marke/Modell «VW Golf», Kilometerstand 84'200.

Wie viele Fotos von Vorschäden macht ihr typischerweise pro Fahrzeug?

Beispiel: Rundgang ums Auto: vorne, hinten, beide Seiten, plus Nahaufnahmen von Kratzern = ca. 6 Fotos.

Soll der Kunde bei der Annahme immer unterschreiben?

Beispiel: Kunde bestätigt mit Unterschrift auf dem Tablet, dass die fotografierten Vorschäden schon da waren.

4. Reparaturauftrag

Wie beschreibt ihr die Arbeit, die gemacht werden soll?

Welche Arbeits-Kategorien braucht ihr?

Beispiel: Lenkrad, Seitenflanke, Stossstange, Felge, Innenraum, Smart-Repair. Einfach alle aufzählen, die bei euch vorkommen – die Liste könnt ihr später selbst anpassen.

Passt eine Schwierigkeitsstufe von 1–5 pro Auftrag?

Beispiel: 1 = kleiner Kratzer, schnell erledigt · 5 = grosser Schaden, aufwendig.

Wie wollt ihr Sprachnotizen nutzen?

Beispiel: Der Mechaniker steht am Auto und spricht ins Tablet: «Lenkrad Lederabrieb links, Kunde will nur anschleifen und färben» – das erscheint als Text im Auftrag.

5. Zeiterfassung

Wie werden Arbeitszeiten den Aufträgen zugeordnet?

Arbeiten manchmal mehrere Personen gleichzeitig am selben Auftrag?

Beispiel: Zwei Mechaniker arbeiten parallel am selben Fahrzeug – beide Zeiten sollen auf den Auftrag laufen.

Welche allgemeinen Tätigkeiten (ohne Auftrag) sollen erfassbar sein?

Beispiel: Aufräumen, Vorbereitung, Material holen, Pause, Fahrzeug abholen/bringen.

Wer darf erfasste Zeiten nachträglich korrigieren?

Beispiel: Jemand vergisst am Abend auf «Stopp» zu drücken – am Morgen muss die Zeit angepasst werden.

6. Auftragsstatus

Reichen diese vier Status: neu → in Arbeit → fertig → abgeholt?

Beispiel für zusätzliche Status: «wartet auf Teile», «wartet auf Kundenfreigabe», «in Qualitätskontrolle».

7. Auswertungen

Welche Auswertungen sind für dich wichtig? (mehrere möglich)

Beispiel: «Im Juni: 42 Aufträge, 310 Arbeitsstunden, davon Mario 95 h – Kategorie Felgen brauchte im Schnitt 2,1 h pro Auftrag.»

Braucht ihr die Auswertungen auch ausserhalb der Software?

8. Lagerverwaltung

Wie viele verschiedene Artikel habt ihr ungefähr im Lager?

Beispiel: Farben, Lacke, Leder, Schleifmittel, Reiniger, Kleinteile – grob geschätzt reicht völlig.

Soll die Software warnen, wenn ein Artikel zur Neige geht?

Beispiel: «Nur noch 2 Dosen Klarlack am Lager (Mindestbestand: 5)» erscheint als Hinweis.

9. Start und Sonstiges

Gibt es bestehende Daten, die übernommen werden sollen?

Beispiel: Eine Excel-Liste mit Stammkunden oder alte Auftragszettel.

Bis wann sollte die Software idealerweise laufen?

Gibt es sonst etwas, das ich wissen sollte? (freiwillig)

Beispiel: Besondere Abläufe, Wünsche fürs Aussehen (Logo, Farben), Dinge, die dich an bisherigen Lösungen genervt haben.

Dein Name

10. Dokumente und Muster hochladen

Freiwillig, aber sehr hilfreich – ein Bild sagt oft mehr als eine Beschreibung.

Was du hier hochladen kannst (freiwillig)

Zum Beispiel:
· Stil-Muster: Screenshots oder Fotos von Programmen/Oberflächen, die dir gefallen – oder die dich nerven
· Logo und Farben: euer Logo, Briefpapier, Visitenkarte
· Bisherige Formulare: Foto von eurem Auftragszettel oder Annahmeprotokoll auf Papier
· Listen: Excel mit Kunden, Kategorien oder Material
· Fotos aus der Werkstatt: wo das Tablet stehen wird, wie gearbeitet wird
Dateien hierher ziehen oder antippen
Bilder, PDF, Word, Excel · max. 25 MB pro Datei · bis zu 20 Dateien
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